📊 Давайте будемо чесними. У графі “Навички” вашого резюме навпроти пункту Excel стоїть галочка. Але якщо завтра на співбесіді вас попросять “підтягнути дані з однієї таблиці в іншу за допомогою ВПР”, ви відчуєте, як по спині біжить холодний піт. Знайомо?
Ми живемо в епоху штучного інтелекту, але світом досі правлять таблиці. Від волонтерського штабу, де треба обліковувати гуманітарку, до логістичної компанії у Варшаві — Excel та Google Таблиці залишаються мовою бізнесу №1.
Ви можете не знати англійської на рівні C1. Ви можете не вміти кодити. Але якщо ви вмієте “приборкати” таблицю, відсортувати тисячу рядків за секунду і побудувати зрозумілий графік — ви вже цінний кадр. Офіс-менеджер, логіст, помічник бухгалтера, адміністратор складу — всі ці вакансії вимагають одного: не бути “чайником” в Екселі.
Цей лонгрід — ваша шпаргалка. Ми не будемо вантажити вас макросами та VBA (це для програмістів). Ми розберемо Топ-20 формул та фішок, які покривають 95% реальних робочих задач.
Частина 1. Excel чи Google Таблиці: У чому різниця і що вчити?
Новачки часто плутаються. Що краще? Відповідь проста: вам треба знати і те, і інше, бо формули там майже ідентичні.
- Microsoft Excel: Це “важка артилерія”. Він встановлений на комп’ютері, працює без інтернету і тягне файли на мільйон рядків. Це стандарт для фінансистів та великих корпорацій.
- Google Sheets (Таблиці): Це “хмара”. Ви працюєте в браузері, можете редагувати файл одночасно з колегами (це маст-хев для віддаленої роботи). Google Таблиці зараз перемагають у стартапах та малому бізнесі.
Головний інсайт: Якщо ви вивчите логіку формул в одному інструменті, ви автоматично знатимете інший. Синтаксис (написання) однаковий. Для старту та практики краще використовувати безкоштовні Google Sheets, адже вони завжди під рукою.
Частина 2. База, без якої соромно: Арифметика та Швидкі дії
Перш ніж лізти в нетрі, переконайтеся, що ви не рахуєте суму стовпчика на калькуляторі в телефоні (це реальний кейс, і це біль для роботодавця).
1. SUM (СУММ)
Король формул.
- Як виглядає:
=SUM(A1:A10) - Що робить: Додає всі числа в обраному діапазоні.
- Лайфхак: В Excel просто виділіть стовпчик і натисніть
Alt + =. Сума з’явиться сама.
2. AVERAGE (СРЗНАЧ)
- Як виглядає:
=AVERAGE(B2:B20) - Що робить: Рахує середнє арифметичне. Наприклад, середній чек клієнта за місяць.
3. COUNT / COUNTA (РАХУНОК / COUNTA)
Тут уважно.
=COUNT(A1:A10)рахує тільки клітинки з числами.=COUNTA(A1:A10)рахує всі непорожні клітинки (і текст, і числа). Якщо треба порахувати кількість прізвищ у списку — беріть COUNTA.
4. “Протягування” формули
Ніколи не пишіть формулу в кожному рядку. Напишіть її у верхній клітинці, наведіть курсор на правий нижній кут (курсор стане чорним хрестиком) і двічі клікніть. Формула сама скопіюється до кінця таблиці.
Корисна порада: Якщо ви заплуталися в інтерфейсі, Microsoft має чудову офіційну довідку, де кожна функція розписана з відео-прикладами.
Частина 3. ВПР (VLOOKUP): Формула, яка продає вас на співбесіді
Якщо ви скажете рекрутеру “Я знаю VLOOKUP”, ваша зарплатна вилка автоматично зростає. Це найпопулярніша вимога у вакансіях.
Навіщо це треба? Уявіть: у вас є Таблиця 1 зі списком замовлень (ID товару, Кількість), і Таблиця 2 з прайсом (ID товару, Назва, Ціна). Вам треба підтягнути Ціну в Таблицю 1. Вручну це робити для 1000 товарів — це день роботи. VLOOKUP зробить це за 3 секунди.
5. VLOOKUP (ВПР)
- Синтаксис:
=VLOOKUP(що_шукаємо, де_шукаємо, номер_стовпчика, 0) - Як читати: “Ексель, візьми ось цей ID товару, піди в сусідню таблицю, знайди там цей ID і поверни мені значення з 3-го стовпчика (Ціна)”.
- Нюанс: Шукане значення (ID) завжди має бути у першому стовпчику діапазону, де ви шукаєте.
6. XLOOKUP (XLOOKUP)
Це “вбивця” VLOOKUP. Доступний у нових версіях Excel та Google Sheets. Він простіший, не ламається, якщо додати стовпчики, і вміє шукати в будь-який бік. Якщо у вас є доступ до нього — вчіть одразу його.
Частина 4. Логіка: Нехай комп’ютер думає за вас
Робота в офісі — це прийняття рішень. “Якщо продажі > 1000, дати бонус, інакше — ні”.
7. IF (ЯКЩО)
- Синтаксис:
=IF(умова, значення_якщо_так, значення_якщо_ні) - Приклад:
=IF(C2>10000, "Премія", "Треба працювати"). - Застосування: Виділення боржників, розрахунок знижок, перевірка виконання плану.
8. IFERROR (ЯКЩОПОМИЛКА)
Коли формула ламається, Excel пише страшне #N/A або #DIV/0!. Це виглядає непрофесійно.
- Рішення: “Огорніть” вашу формулу в цю функцію.
- Приклад:
=IFERROR(VLOOKUP(...), "Не знайдено"). Тепер замість помилки буде красивий текст “Не знайдено”.
9. COUNTIF / SUMIF (СЧЁТЕСЛИ / СУММЕСЛИ)
Це “розумний” підрахунок.
=COUNTIF(B:B, "Київ")— порахує, скільки разів слово “Київ” зустрічається у стовпчику. Ідеально для статистики по регіонах.
Частина 5. Робота з текстом: Чистимо сміття
Часто дані приходять “криві”: клієнти пишуть імена капсом, ставлять зайві пробіли або пишуть “Іванов Іван” в одній клітинці, а вам треба в двох.
10. TRIM (СЖПРОБЕЛЫ)
Видаляє зайві пробіли (наприклад, ” Іван ” перетворить на “Іван”). Це критично для роботи VLOOKUP, бо для комп’ютера “Іван” і “Іван ” — це різні слова.
11. PROPER / UPPER / LOWER
=PROPER(A1)— робить першу літеру великою (ідеально для імен).=UPPER(A1)— РОБИТЬ ВСЕ КАПСОМ.=LOWER(A1)— робить все маленькими літерами (зручно для e-mail адрес).
12. SPLIT (Тільки Google Sheets) або “Текст за стовпцями”
Якщо у вас в клітинці “Київ, вул. Шевченка, 1”, а треба три окремі стовпчики.
- В Google Sheets:
=SPLIT(A1, ","). Магія!
13. CONCATENATE (ЗЧЕПИТИ) або знак &
Зворотна дія. Треба об’єднати Ім’я та Прізвище.
=A1 & " " & B1. Не забудьте додати пробіл у лапках посередині!
Корисна порада: Для тренування роботи з текстом спробуйте платформу Udemy, де часто роздають безкоштовні курси по Excel для початківців.
Частина 6. Зведені таблиці (Pivot Tables): Рівень “Бог”
Якщо ви вмієте робити зведені таблиці, ви можете просити підвищення. У вас є таблиця на 10,000 рядків із продажами за рік. Шеф питає: “Хто з менеджерів продав найбільше у березні?”. Ви можете фільтрувати пів години. А можете зробити Pivot Table.
Як це працює:
- Виділяєте всю таблицю.
- Вставка -> Зведена таблиця.
- У меню збоку перетягуєте “Менеджер” у Рядки, а “Сума” у Значення.
- Вуаля! Ви бачите звіт.
Це інструмент для аналітики. Ви можете крутити дані як кубик Рубіка, не змінюючи вихідну таблицю.
Частина 7. Візуалізація та Умовне форматування
Сухі цифри ніхто не любить читати. Зробіть так, щоб ваша таблиця “говорила”.
14. Умовне форматування (Conditional Formatting)
Це коли клітинка змінює колір залежно від того, що в ній написано.
- Задача: Підсвітити червоним усіх, хто не здав звіт (де клітинка пуста).
- Дія: Формат -> Умовне форматування -> “Якщо клітинка порожня” -> Червоний фон. Це перетворює таблицю на приладову панель (Dashboard), де одразу видно проблеми.
15. Спарклайни (Sparklines)
Це міні-графіки прямо всередині клітинки.
=SPARKLINE(B2:M2)(в Google Sheets). Виглядає дуже стильно і показує динаміку без громіздких діаграм.
Висновок: Не такий страшний чорт
Excel та Google Таблиці — це не про математику. Це про логіку і лінь. Так, про лінь! Бо формула пишеться один раз, а працює за вас роками.
Вивчіть ці 15-20 функцій. Створіть собі тестовий файл (наприклад, ведіть там свій сімейний бюджет або список фільмів). Як тільки ви відчуєте владу над даними, ваш страх зникне.
І пам’ятайте: на співбесіді не обов’язково знати все. Достатньо знати, що це можливо зробити, і вміти швидко загуглити формулу.
Lessonia вірить у ваші аналітичні здібності! Вперед до оферів! 📊🚀
По темі:
🚀 Як знайти першу роботу після університету в Україні: Покроковий план для випускників
